Kwaliteits-maatregelen

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB)

Door het bestuur zijn criteria geformuleerd wanneer een opdracht in aanmerking komt voor een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling. Dit betreft een extra kwaliteitstoets die wordt uitgevoerd voordat de controleverklaring wordt getekend. Met het oog op de objectiviteit zijn alle OKB’s door externe OKB’ers uitgevoerd. Tevens wordt ervoor gezorgd dat externe accountants een goede afwisseling krijgen in OKB-ers om een te grote mate van vertrouwdheid te voorkomen. In 2023 zijn vijf verschillende externe OKB’ers van drie verschillende service organisaties ingeschakeld. Allen zijn ervaren OKB’ers en voldoen aan het criterium dat gesteld wordt aan een ‘senior-OKB-team’. De uitkomsten van de OKB’s worden binnen de teams besproken. De compliance officer heeft vastgesteld dat alle OKB’s voor afgifte van de controleverklaring zijn afgerond en dat sprake is geweest van zowel formele als materiële uitvoering van de OKB. Daarnaast is een recapitulatie gemaakt van alle OKB bevindingen met als doel te leren van de door de OKB’ers aangegeven aandachtspunten en best practises. De manager vaktechniek gebruikt deze recapitulatie onder andere voor aanscherping van werkprogramma’s. Inmiddels is kennisgenomen van het door de AFM in maart 2024 gepubliceerde rapport ‘De diepte in’. AFM heeft onderzoek gedaan naar de kwaliteit van OKB’s en concludeert dat de diepgang in de haar onderzochte dossiers te wensen overlaat. In het transparantieverslag over 2024 zal nader worden ingegaan op de wijze waarop hier binnen Van Oers opvolging aan gegeven is voor zover dit nodig was.

Risicogerichte kwaliteitsbeoordeling (RKB)

Bij een RKB wordt een bepaald onderdeel en/of onderwerp uit het controledossier door een externe dan wel interne kwaliteitsbeoordelaar voorafgaand aan het verstrekken van de controleverklaring geëvalueerd. Jaarlijks bepaalt de kwaliteitsbepaler de criteria voor een RKB en/of wijst hij in overleg met de compliance officer controledopdrachten aan voor een RKB. In 2023 zijn 14 RKB’s (2022 6) uitgevoerd. De RKB’s zagen op toepassing NV COS 315 R en NV COS 600 en bij twee nieuwe vrijwillige controleopdrachten.

Themagerichte kwaliteitsbeoordeling (TKB)

Doel van deze kwaliteitsbeoordeling is om een goed beeld te krijgen van de wijze waarop over teams en dossiers heen wordt omgegaan met bepaalde onderwerpen en best practises en leerpunten hieruit te halen. In 2023 zijn twee themaonderzoeken uitgevoerd: Klant- en opdrachtacceptatie en -continuatie In navolging van het AFM rapport ‘Aan de slag’ is dit onderzoek uitgevoerd bij 36 klanten van Van Oers Audit B.V. Uitkomsten van dit onderzoek hebben geleid tot de volgende aanscherping van procedures/processen:

• Pas als de voorbereidingsfase in het controledossier formeel is afgerond en de opdrachtbevestiging getekend retour is c.q. de herbevestiging verzonden is, wordt het controledossier vanaf de planningsfase opengezet. Op deze manier wordt geborgd dat geen werkzaamheden worden verricht voordat de acceptatie- of continuatieprocedure volledig is afgerond.
• Er is een gedetailleerde handreiking gemaakt voor het beoordelen van samenloop dienstverleningen. Tevens is de consultatieprocedure door de compliance officer hieromtrent aangescherpt.
• Voor een verdere verbetering van de beantwoording van de vragen ter bepaling en motivering van het integriteitsrisicoprofiel zijn er best practises gedeeld binnen de afdeling en is het toezicht door de compliance officer hierop aangescherpt.
• In het kader van monitoring wordt het onderzoek in 2024 herhaald ten einde vast te stellen of de getroffen maatregelen hebben gewerkt.

Oordeelonthoudingen Voor 15 klanten met een oordeelonthouding heeft onderzoek plaats gevonden naar onder meer de documentatie en communicatie van significante tekortkomingen. De belangrijkste conclusie is dat voldaan wordt aan de relevante standaarden. Het advies dat uit het onderzoek volgt is om het verbetertraject, dat de klant moet inzetten om tot een goedkeurende verklaring te komen, strakker moet worden aangestuurd door Van Oers en beter gedocumenteerd moet worden in de controledossiers.

Dossiermentoring

Bij een dossiermentoring wordt of op aangeven van de externe accountant zelf of op advies van de compliance officer een controledossier aangewezen waarbij een externe beoordelaar optreedt als ‘mentor’ tijdens de controle. Deze kwaliteitsmaatregel beoogt een frisse blik op het dossier en een lerend effect voor het hele team. In 2023 heeft op twee dossiers dossiermentoring plaatsgevonden door een externe mentor.

Consultaties

Bij consultatie bij BCKV is verplicht in de volgende situaties:

• Andere dan goedkeurende controleverklaringen niet zijnde een controleverklaring van oordeelonthouding.
• Wijziging van de strekking van de verklaring.
• Bij factoren die leiden tot een corruptierisico.
• Indien sprake is van aanwijzingen/vermoeden voor materiële fraude of corruptie.
• Bij weerlegging van het frauderisico in de opbrengstverantwoording.
• In een situatie waarbij sprake is van ernstige mate van onzekerheid over de continuïteit/sprake is van dreigende discontinuïteit.
• Indien sprake is van kostprijshedge accounting bij valutatermijncontracten.
• Verantwoording Wet Normering Topinkomens (WNT).
• Wanneer de vergoeding voor de overige dienstverlening de vergoeding voor de assurance-opdracht overstijgt.
• Indien sprake is van langdurige betrokkenheid.
• Indien sprake is van vermoeden ongebruikelijkheid.
• Op advies van de kwaliteitsbepaler of compliance officer in bijzondere situaties.