Algemeen Een belangrijk uitgangspunt in ons kwaliteitsbeheersingssysteem is om ervoor te zorgen dat Van Oers klanten bedient en opdrachten uitvoert die ‘bij ons passen’.
Dit maakt dat het proces van klant- en opdrachtacceptatie en -continuatie een kernproces is binnen alle disciplines Van Oers. De acceptatie en continuatie procedures verlopen via vaste workflows in AFAS. Deze workflows leiden tot gestructureerde processen waarbij geen klanten en opdrachten kunnen worden geaccepteerd c.q. gecontinueerd zonder de vereiste vastleggingen en goedkeuring van de opdrachtverantwoordelijken, directie en/of bestuur.
Klant- en opdrachtacceptatie
Klant- en opdrachtacceptatie bestaat uit de volgende fasen:
- Acquisitiefase: dit is een prescreening van potentiële klanten. Potentiële klanten die op voorhand zeer risicovol zijn of activiteiten verrichten waarvan het beleid van Van Oers is om deze niet te accepteren, kunnen zo in een vroeg stadium worden geweigerd.
- Klantacceptatiefase: in deze fase wordt op gestructureerde wijze invulling gegeven aan het cliëntonderzoek dat volgt uit de Wwft en het beoordelen van het integriteitsrisicoprofiel van nieuwe klanten in het kader van de SIRA.
- Opdrachtacceptatiefase: deze fase is gericht op het op gestructureerde wijze invulling geven aan het proces van opdrachtacceptatie. De workflow is daarbij afgestemd op het betreffende type dienstverlening en op het tijdig onderkennen van de onafhankelijkheidsrisico’s als gevolg van samenloop van dienstverlening.
Klant – en opdrachtcontinuatie
Dit proces bestaat uit de volgende fasen:
- Klantcontinuatiefase: actualisatie van het cliëntonderzoek in kader van de Wwft en het integriteitsrisico.
- Opdrachtcontinuatiefase: vergelijkbaar met de opdrachtacceptatie. Bij het bestaan van bedreigingen worden in overleg met de externe accountant en de compliance officer maatregelen getroffen om de bedreigingen op te heffen. Indien dit niet mogelijk is, wordt de opdracht niet gecontinueerd.
Het belang van deze processen wordt ook onderschreven door het onderzoek van AFM waarvan in december 2022 de uitkomsten gepubliceerd zijn.