Algemeen Een belangrijke pijler in de strategie van Van Oers is ‘kwaliteit’: Klanten en het maatschappelijk verkeer moeten kunnen vertrouwen op de kwaliteit en professionaliteit van de dienstverlening.
Van Oers heeft de ambitie om uit te blinken in haar dienstverlening door voortdurend te investeren in opleiding en ontwikkeling van haar medewerkers, in haar systemen en haar processen. Van Oers hecht veel waarde aan haar kwaliteitsbeheersingssysteem waarmee de kwaliteit van haar dienstverlening wordt bewaakt.
Het bestuur van Van Oers is primair verantwoordelijk voor het kwaliteitsbeheersingssysteem. Binnen dit bestuur is de rol van de kwaliteitsbepaler belegd.
Dit kwaliteitsbeheersingssysteem kent de volgende elementen:
- De basis voor ons kwaliteitsstelsel ligt vast in onze handboeken. Iedere discipline binnen Van Oers heeft een eigen kwaliteitshandboek, waarbij aard en omvang verschillen afhankelijk van de discipline die het betreft. De handboeken voor Van Oers Audit en Van Oers Accountants en Belastingadviseurs zijn gebaseerd op de voorbeeldhandboeken van SRA, getoetst aan de van toepassing zijnde regelgeving en specifiek gemaakt voor Van Oers. Alle handboeken worden periodiek geactualiseerd en zijn voor alle medewerkers toegankelijk.
- Iedere discipline kent een systeem van kwaliteitsmaatregelen tijdens de uitvoering van opdrachten zoals: opdracht- of risicogerichte kwaliteitsbeoordelingen, verplichte consultaties, 4-ogen reviews en verplichte consultaties.
- Binnen Van Oers is sprake van een breed systeem van dossierinspecties op afgeronde opdrachtdossiers. Deze dossierinspecties worden zowel intern als extern belegd bij ervaren reviewers.
Een op kwaliteit gerichte cultuur en een lerende organisatie
Een op kwaliteit gerichte cultuur en het zijn van een lerende organisatie, ligt ten grondslag aan het kwaliteitsbeheersingssysteem dat is opgezet. Binnen Van Oers vinden we het belangrijk dat we leren van elkaar, van de dingen die goed gaan en van de dingen die misgaan. De Plan-Do-Check-Act cyclus is terug te vinden in de manier waarop wordt omgegaan met de uitkomsten van reviews, analyses van schendingen en opvolging van klachten en casussen. Er vinden oorzaak- en olievlekanalyses plaats, waarvan de uitkomsten kunnen leiden tot aanpassingen van processen en procedures.
International Standard on Quality Management (ISQM-1)
De International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) heeft in december 2020 de International Standard on Quality Management 1 (ISQM-1) gepubliceerd. De impact is groot omdat ISQM-1 van kantoren vraagt het kwaliteitscontrolesysteem om te vormen naar een kwaliteitsmanagementsysteem. De verplichting geldt voor alle accountantspraktijken met aan assurance verwante opdrachten. In 2023 is de verwachte wijziging in wet- en regelgeving in Nederland uitgebleven. De NBA geeft in een update van januari 2024 over dit onderwerp aan dat de verplichte datum van invoering van ISQM-1 in Nederland nog onduidelijk is. Van Oers onderschrijft het belang van een breed systeem van kwaliteit- en risicomanagement. Vooruitlopend op de formele invoering Van Oers is in 2023 is gestart met uitwerking van de opzet van ISQM-1 voor Van Oers Audit. Daarnaast is gestart met een project voor het selecteren van passende risicomanagementsoftware om ISQM-1 maar vooral ook kwaliteits- c.q. risicomanagement voor Van Oers breed inclusief ISO 27001 op een beheersbare en inzichtelijke manier in te bedden in de organisatie.
Toezicht
Op 19 december 2023 heeft de SRA een ontwikkelingsgesprek gevoerd met de kwaliteitsbeleidsbepaler en de compliance officer. De SRA-reviewer heeft in de rapportage van 19 december 2023 aangegeven dat dit gesprek de eerdere conclusie van de review van SRA bevestigt. De conclusie van SRA is dat de opzet, bestaan en werking van het gehanteerde stelstel van kwaliteitsbeheersing voldoet aan de huidige in Nederland te stellen eisen voor de beroepsuitoefening. Het totaaloordeel over de gehele organisatie is: voldoende (‘groen’). Naar de huidige regelgeving worden in een cyclus van 6 jaar alle domeinen, met uitzondering van het wettelijke controledomein, door de regiocoördinator risicogericht getoetst. In dat kader zal in 2025 een review op deze domeinen inclusief toetsing van de fiscale praktijk en de verplichtingen vanuit de Wwft worden uitgevoerd. In 2024 zal wederom een ontwikkelingsgesprek plaatsvinden.