6.2 Van Oers Audit

Het bestuur van Van Oers Audit heeft na grondige evaluatie besloten om een nieuwe auditapplicatie te implementeren. Met ingang van de controleopdrachten over boekjaar 2025 wordt Caseware Controle Manager vervangen door Inflo. De medewerkers zijn intensief getraind en het Bureau Vaktechniek heeft aanzienlijk tijd en aandacht besteed aan de configuratie van Inflo.

Begin 2025 is Van Oers gestart met het outsourcen van controlewerkzaamheden, waarbij tijdens de opstart in Belgrado een team van drie medewerkers werd gevormd. Inmiddels bestaat dit team uit vijf mensen. Het Belgradoteam werkt volledig volgens het kwaliteitsstelsel van Van Oers Audit waarmee ze, tijdens hun bezoek aan Nederland of wanneer medewerkers van Van Oers Audit in Belgrado waren, uitgebreid kennis hebben gemaakt. Zowel het kwaliteitshandboek als audit alerts zijn vertaald naar het Engels, en het Bureau Vaktechniek communiceert nu in zowel Nederlands als Engels.

Verkenning naar de aanpak van (dis)continuïteit in wettelijke controle Naar aanleiding van dit rapport zal in 2026 een passend themareview worden uitgevoerd binnen Van Oers Audit. Hierbij wordt specifiek de aanpak beoordeeld van continuïteit en discontinuïteit binnen de uitgevoerde wettelijke controleopdrachten.

Sector in Beeld Op basis van de AFM-vragenlijsten worden binnen Van Oers Audit eigen analyses gemaakt. Deze analyses zullen worden vergeleken met het sectorrapport van AFM. Vervolgens wordt bepaald of vervolgonderzoek noodzakelijk is. Dit proces vindt plaats in 2026 en richt zich op het verkrijgen van inzicht in sectorbrede ontwikkelingen en het analyseren van de eigen controlepraktijk.

In 2025 zijn, in overeenstemming met de bepalingen van het Kwaliteitshandboek van Van Oers Audit, de dossierinspecties uitgevoerd. In lijn met vorig jaar, is voor 2025 besloten om alle inspecties door dezelfde reviewer te laten uitvoeren, om uniformiteit en consistentie in de uitvoering en vastlegging van de dossierinspectie te waarborgen. Vanaf 2024 vinden deze gedurende het hele jaar plaats, waardoor een grotere keuzemogelijkheid ontstaat in dossiers en sprake is van een continu lerend proces door het jaar heen. Uitkomsten van de dossierinspecties worden namelijk door het jaar heen in de VTO’s besproken. Van Oers Audit heeft verschillende maatregelen genomen om de frauderisicoanalyse te verbeteren. Om te beoordelen of deze maatregelen effectief zijn geweest, is aan de reviewer expliciet gevraagd de volgende aandachtspunten mee te nemen en hierover in het inspectieverslag te rapporteren:

• Fraudegesprek: diepgang van de bespreking en de wijze van documentatie.
• Bepaling van de frauderisico’s met aandacht voor de aanvliegroute voldoende (‘breed’ genoeg) en voldoende specifiek.
• Management override of Controls (MooC) en data-analyse: wijze van documenteren van de verwachte boekingen en de diepgang van de werkzaamheden bij onverwachte boekingen.

In 2025 zijn zes wettelijke controleopdrachten, één vrijwillige controleopdracht en één beoordelingsopdracht geselecteerd voor de dossierinspecties De uitkomsten waren als volgt:

• 2 dossier is als voldoende beoordeeld,
• 5 dossiers als voldoende met aanbevelingen,
• 1 dossier is als onvoldoende beoordeeld.

Alle bevindingen zijn besproken met de betrokken externe accountant en teammanagers. In de gevallen waar sprake was van aanbevelingen, worden deze opgevolgd bij de eerstvolgende controle.

Eén wettelijke controleopdracht is als onvoldoende beoordeeld als gevolg van ontoereikende controle-informatie bij het frauderisico op voorkomen. Bij een onvoldoende oordeel bij een dossierinspectie schrijft het kwaliteitshandboek voor dat een oorzaakanalyse moet worden uitgevoerd. In 2025 heeft de compliance officer een oorzaakanalyse uitgevoerd naar aanleiding van het ontbreken van geplande controlewerkzaamheden in het dossier. Uit de analyse bleek dat de belangrijkste oorzaak lag bij een onvoldoende Professioneel Kritische Instelling (PKI) van diverse teamleden tijdens de uitvoering van de controlewerkzaamheden waardoor (essentiële) werkzaamheden niet werden uitgevoerd zoals gepland. De teamleden gaven overigens aan dat er geen sprake was van druk door tijd, budget of bemensing. Volgens de geldende herstelprocedure is het dossier hersteld. Compliance heeft het herstel beoordeeld op toereikendheid en vastgesteld dat het dossier weer voldoet aan de gestelde eisen. Tijdens het VTO van februari 2026 hebben de externe accountant en de teammanager de uitkomsten van de dossierinspectie, hun ervaringen met de oorzaakanalyse en het herstel van het dossier gedeeld met de betrokkenen. Hiermee is het leerproces binnen het team geborgd en zijn de bevindingen transparant besproken.

Het bestuur heeft criteria geformuleerd om te bepalenwanneer een opdracht in aanmerking komt voor een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling. Dit betreft een extra kwaliteitstoets die wordt uitgevoerd voordat de controleverklaring wordt getekend. Met het oog op de objectiviteit zijn alle OKB’s door externe OKB’ers uitgevoerd. Tevens wordt ervoor gezorgd dat externe accountants een goede afwisseling krijgen in OKB-ers om een te grote mate van vertrouwdheid te voorkomen. In 2025 zijn vier verschillende externe OKB’ers van twee verschillende dienstverleners (Kriton en V&A) ingeschakeld. Allen zijn ervaren OKB’ers en voldoen aan het criterium dat gesteld wordt aan een ‘senior-OKB-team’. In 2025 zijn 5 OKB’s toegewezen (2024: 12). Alle OKB’s hadden betrekking op wettelijke controleopdrachten. De uitkomsten van de OKB’s worden binnen de teams besproken. De compliance officer heeft vastgesteld dat alle OKB’s voor afgifte van de controleverklaring zijn afgerond en dat sprake is geweest van zowel formele als materiële uitvoering van de OKB. Tevens is een recapitulatie gemaakt van alle OKB-bevindingen met als doel te leren van de door de OKB’ers aangegeven aandachtspunten en best practises. Deze bevindingen zijn gedeeld tijdens VTO’s gedurende 2025. De manager vaktechniek gebruikt deze recapitulatie tevens voor aanscherping van werkprogramma’s, waar dit nodig wordt geacht.

Bij een RKB wordt een bepaald onderdeel/onderwerp uit het controledossier van een klant door een externe dan wel interne kwaliteitsbeoordelaar voorafgaand aan het verstrekken van de controleverklaring geëvalueerd. Jaarlijks bepaalt het bestuur in overleg met de compliance officer de criteria voor een RKB en worden controledossiers aangewezen voor een RKB. In 2025 zijn 2 RKB’s (2024: 3) uitgevoerd, die zagen op het onderwerp onafhankelijkheid.

Dossiercoaching kan zowel extern als intern plaatsvinden. Externe coaching wordt met name ingezet als onderdeel van de benoemingsprocedure van RA’s tot externe accountant’ Interne coaching wordt uitgevoerd door het Bureau Vaktechniek of interne fraudedeskundigen. Deze coaching helpt teams om kritisch naar dossiers te kijken en ervan te leren en kan zowel na als tijdens controleopdrachten worden toegepast.

Doel van deze kwaliteitsbeoordeling is om een goed beeld te krijgen van de wijze waarop, over teams en dossiers heen, wordt omgegaan met bepaalde onderwerpen en om hier best practises en leerpunten uit te halen. In 2025 zijn de volgende themareviews uitgevoerd:

Themareview fraudecoaching In deze themareview werd onderzocht of te toevoeging van een fraudedeskundige aan het controleteam zorgt voor betere fraudegesprekken en scherper geformuleerde risico’s. De conclusie is dat de discussie kwalitatief verbetert, maar niet leidt tot meer of andere frauderisico’s. Belangrijke aandachtspunten zijn: tijdige en zorgvuldige vastlegging van de discussie, betere documentatie van de inbreng van de fraude, en meer bewustwording bij medewerkers over fraudevoorbeelden en branche specifieke risico’s. Op basis van deze uitkomsten wordt dossiercoaching voor de controle opdrachten over het boekjaar 2025 op het onderwerp fraude voortgezet.

Themareview naar controlewerkzaamheden bij frauderisico’s Het doel van dit themareview is te beoordelen in hoeverre de aanbevelingen van de AFM, zoals vastgesteld in het dossieronderzoek bij Van Oers en het publieke rapport, zijn doorgevoerd in de controleopdrachten over het boekjaar 2024. Tevens is in deze themareview getoetst of de interne procedures en daarbij behorende instructies adequaat zijn opgevolgd. Daartoe zijn maandelijks dossiers geselecteerd op basis van controleverklaringen waarin de frauderisico’s ‘voorkomen’ en ‘afgrenzing’ waren opgenomen. Op basis van de uitgevoerde reviewwerkzaamheden kan geconcludeerd worden dat in voldoende mate opvolging is gegeven aan zowel de aanbevelingen uit de AFM-review als aan de bevindingen uit de interne olievlekanalyse.

Themareview klant- en opdrachtacceptatie en -continuatie (CEAC) In aansluiting op de eerdere CEAC-onderzoeken bij Van Oers Audit in 2023 en 2024, uitgevoerd naar aanleiding van het AFM-rapport ‘Aan de slag’, is een beperkt themareview gehouden. In deze review is het effect geëvalueerd van de in 2024 doorgevoerde verbeteringen en maatregelen. Dit themareview concludeert dat deze maatregelen hebben geleid tot een verdere optimalisatie van het klantacceptatie- en continuatieproces. Ten opzichte van CEAC-deel 2 is sprake van een verdere vooruitgang. De aanbevelingen richten zich met name op enkele dossiers waarin de documentatie van het integriteitsrisicoprofiel verder kan worden versterkt. De resultaten van het onderzoek geven geen aanleiding om op dezelfde wijze nog een aanvullend onderzoek te initiëren.

Themareview planningsfase Inflo-dossiers Zoals eerder aangegeven worden met ingang van het controleboekjaar 2025 de opdrachten uitgewerkt in een nieuwe auditapplicatie (Inflo). Ondanks het feit dat het bestuur ervan overtuigd is dat deze nieuwe auditapplicatie een belangrijke bijdrage gaat leveren aan het efficiënter en effectiever uitvoeren van de controlewerkzaamheden, bestaat met name in het eerste jaar het risico dat de implementatie ook een negatieve impact heeft op de kwaliteit van de uitvoering en documentatie van de werkzaamheden. Daarom is een specifieke kwaliteitsmaatregel geïmplanteerd. Door Bureau Vaktechniek is een analyse gemaakt van de belangrijkste verschillen tussen de oude en de nieuwe auditapplicatie. Op basis van deze analyse is een gerichte themareview uitgevoerd door een externe deskundige, met als doel te verifiëren of de introductie van de nieuwe auditapplicatie geen negatieve invloed heeft gehad op de kwaliteit van de uitvoering en documentatie van de werkzaamheden. De conclusie van dit onderzoek is dat de inrichting van Inflo voldoet aan de daaraan te stellen eisen en dat de implementatie geen negatieve impact heeft gehad op de kwaliteit van de uitvoering en documentatie van de werkzaamheden.

Het kwaliteitshandboek van Van Oers Audit bevat een overzicht van verplichte consultaties, waarvan de onderwerpen elk jaar worden geëvalueerd. Voor 2025 zijn geen veranderingen doorgevoerd in de lijst met consultatieonderwerpen. Wel is aan het einde van 2024 een belangrijke toevoeging gedaan voor verplichte consultaties met betrekking tot fraude en corruptie. Deze consultatiecriteria zijn als volgt:

• aanwijzingen/vermoeden voor fraude of corruptie ongeacht of deze nu materieel is of niet;
• bij factoren die leiden tot een corruptierisico of frauderisico;
• bij weerlegging van het frauderisico in de opbrengstverantwoording.

In totaal zijn er 205 interne consultaties (2024: 173) geweest bij Bureau Vaktechniek en/of de compliance officer met betrekking tot cliënten van Van Oers Audit, binnen het kader van verslaggeving, vaktechniek en onafhankelijkheid, indien sprake is van samenloop van dienstverlening en/of langdurige betrokkenheid. De toename is voornamelijk toe te schrijven aan het aantal nieuwe consultaties inzake fraude en corruptie.